Banner

Cách viết biên bản

Friday, 04 November 2011 19:06 Phòng Vật tư - Đối ngoại
Print PDF
There are no translations available.

1. Vai trò của biên bản:

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.

Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.

20111104_vanban

2. Yêu cầu của một biên bản:

- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản. Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

3. Cách xây dựng bố cục:

Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản và trích yếu nội dung.

- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).

- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).

- Thủ tục ký xác nhận.

4. Phương pháp ghi chép biên bản:

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.

Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.

Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.

5. Dự thảo đề cương biên bản hội nghị:

a) Quốc hiệu và tiêu ngữ

b) Tên văn bản và trích yếu nội dung hội nghị.

c) Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị.

d) Chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị).

e) Khai mạc ghi rõ hội nghị do ai khai mạc.

g) Phần báo cáo:

+ Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo.

+ Tóm tắt nội dung báo cáo.

+ Xem báo cáo kèm theo (nếu báo cáo thành văn).

h) Thảo luận: tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp).

- Ghi những vấn đề mà Chủ tịch hội nghị đưa ra, nếu ra thảo luận trước hội nghị.

i) Phần quyết nghị:

Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín).

- Nội dung quyết nghị thứ nhất là:
…… có …… % tán thành.

- Nội dung thứ hai là: …

j) Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới:

- Danh sách nhân sự đề cử (ghi họ tên).

- Danh sách trúng cử qua cầu cử (giơ tay tán thành hoặc phiếu kín).

- Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết).

k) Phần kết luận:

- Tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự.

- Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ tọa.

- Ghi ngày, giờ bế mạc hội nghị.

Theo Cẩm Nang Thư Ký

Life Skills

Prev Next

Công ty Thủy điện A Vương nhận phụng dưỡng Mẹ Việt Nam Anh hùng

Công ty Thủy điện A Vương nhận phụng dưỡng Mẹ Việt Nam Anh hùng

  Ngày 20/10/2014, Công ty Cổ phần Thủy điện A Vương (AVC) đã phối hợp với UBND xã Ba, huyện Đông Giang, tỉnh Quảng Nam tổ chức Lễ nhận phụng...

23 Oct 2014 Hits:19

EVN đồng hành cùng doanh nghiệp

EVN đồng hành cùng doanh nghiệp

Bình Định là tỉnh có những mỏ đá granite trữ lượng lớn, màu sắc độc đáo. Vì thế, ngoài sản phẩm từ gỗ, lâm sản, thủy sản, nông sản, Bình...

23 Oct 2014 Hits:22

Ý nghĩa Ngày Gia đình Việt Nam 28/6

Ý nghĩa Ngày Gia đình Việt Nam 28/6

              Gia đình - đó là những viên gạch xây nên tòa lâu đài cho xã hội, là chỗ dựa về tinh thần và...

27 Jun 2013 Hits:950

Dành cho những ai đang khó khăn và tuyệt vọng

Dành cho những ai đang khó khăn và tuyệt vọng

Chuyện về loài chim ó: Nếu bạn đặt một con chim ó vào một chiếc lồng, với kích thước khoảng 2m x 2,5m, và hoàn toàn không có nóc, tức là...

20 May 2013 Hits:1440

Sổ tay tiết kiệm năng lượng trong gia đình

Sổ tay tiết kiệm năng lượng trong gia đình

Nhằm giúp các hộ gia đình sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả, Trung tâm Tiết kiệm Năng lượng Hà Nội đã biên soạn “Cuốn sổ tay tiết...

16 May 2013 Hits:1049

Bếp văn phòng bẩn hơn toilet

Bếp văn phòng bẩn hơn toilet

Thêm một thông tin cần thiết để chúng ta nhận thức và quan tâm đến vấn đề an toàn thực phẩm: Một nghiên cứu mới đây cho thấy rằng 1/2 bề...

25 Apr 2013 Hits:989

Cơ thể bạn đang cần loại quả nào?

Cơ thể bạn đang cần loại quả nào?

Thói quen sinh hoạt và ăn uống hàng ngày thiếu khoa học khiến bạn phải đối mặt với nhiều vấn đề về sức khỏe. Liều thuốc an toàn và hữu...

08 Mar 2013 Hits:1682

Đâu là hình mẫu thanh niên?

Đâu là hình mẫu thanh niên?

Đại hội Đoàn TNCS TPHCM lần IX (nhiệm kỳ 2012 - 2017) đề ra nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng hình mẫu thanh niên TP trong giai đoạn mới....

15 Jan 2013 Hits:1658

Để trở thành một thành viên có đóng góp tích cực của đội ngũ

Để trở thành một thành viên có đóng góp tích cực của đội ngũ

Trong môi trường làm việc ngày nay, bạn được trông mong sẽ là một thành viên có đóng góp tích cực cho đội nhóm của mình, thường là tham gia...

07 Nov 2012 Hits:1780

Gieo thói quen, gặt sức khỏe

Gieo thói quen, gặt sức khỏe

Mỗi ngày chỉ cần bỏ ra một chút ít thời gian cho 10 việc dưới đây thì lợi ích sức khỏe sẽ lớn hơn mong đợi của chúng ta rất...

07 Nov 2012 Hits:1995

8 cách để sống tích cực hơn

8 cách để sống tích cực hơn

Thay vì chìm đắm trong bi quan và chán chường, hãy mở cửa sổ, hít thở những cơn gió trong lành và tập suy nghĩ tích cực. Đánh giá cao những...

07 Nov 2012 Hits:2296

Những phương thuốc cực rẻ, giúp nâng cao thể lực cho bạn.

Những phương thuốc cực rẻ, giúp nâng cao thể lực cho bạn.

Đi bộ một tiếng mỗi ngày. Mở cửa sổ ít nhất nửa tiếng mỗi ngày để lưu thông không khí trong nhà. Cọ lưng bằng khăn tắm để kích thích các dây...

06 Nov 2012 Hits:2508

Dùng kem đánh răng trong khách sạn rất dễ bị... móm?

Dùng kem đánh răng trong khách sạn rất dễ bị... móm?

Phổ biến trong các khách sạn, nhà nghỉ, loại kem đánh răng đựng trong những tuýp nhỏ không thương hiệu, nhãn mác, không hạn sử dụng có chất lượng đến...

27 Jul 2012 Hits:2722

5 Phút Thoát Khỏi Thất Vọng Và Chán Nản

5 Phút Thoát Khỏi Thất Vọng Và Chán Nản

Bất kỳ ai dù là một con người tích cực tới đâu cũng không thể tránh được những thời điểm chìm trong cảm giác thất vọng ( vì mất niềm...

25 Jul 2012 Hits:4242

Sử dụng điều hòa tiết kiệm điện

Sử dụng điều hòa tiết kiệm điện

Mùa nắng nóng sắp đến thì việc sở hữu một chiếc điều hòa nhiệt độ quả là lý tưởng. Tuy nhiên, việc sử dụng chúng sao cho hiệu quả và...

29 Jun 2012 Hits:2311

Giải pháp tiết kiệm điện cho bình nước nóng và tủ lạnh

Giải pháp tiết kiệm điện cho bình nước nóng và tủ lạnh

Một số quan niệm sai lầm về tiết kiệm điện sẽ không chỉ khiến cho hóa đơn tiền điện nhà bạn tăng lên, mà còn có nguy cơ gây mất...

29 Jun 2012 Hits:3366

Bài văn về thành công gây xúc động hàng ngàn trái tim

Bài văn về thành công gây xúc động hàng ngàn trái tim

Bài văn của một học sinh lớp 10 Văn một trường chuyên ở Hà Nội về "một bài học ý nghĩa, sâu sắc mà cuộc sống đã tặng cho em"...

16 Jun 2012 Hits:2839

Một số hư hỏng của tủ lạnh

Một số hư hỏng của tủ lạnh

1.1 Những dấu hiệu hoạt động của tủ lạnh- Tủ chạy âm chỉ nghe tiếng nhẹ của hộp rơle sau khi cắm điện từ 0,5 - 1s- Đương ống nén...

11 Jun 2012 Hits:2993

Các lỗi thường gặp ở điều hòa và cách khắc phục

Các lỗi thường gặp ở điều hòa và cách khắc phục

Điều hòa không khí giạ dụng là một loại điều hòa không khí, sử dụng chất tải lạnh Floron 22. Công thức hóa học CHCIF2, ta thường gọi là Gas điều hòa không...

11 Jun 2012 Hits:6239

7 cách vượt qua nỗi sợ diễn thuyết

7 cách vượt qua nỗi sợ diễn thuyết

Không phải tất cả mọi người đều được thiên phú khả năng diễn thuyết trước đám đông, nhưng rõ ràng, trình bày tự tin một vấn đề là công cụ...

11 May 2012 Hits:1967

7 nguyên nhân khiến mỡ máu tăng

7 nguyên nhân khiến mỡ máu tăng

Mỡ máu (cholesterol xấu) tăng cao sẽ gây ra các biến chứng tim mạch nguy hiểm. Sau đây là những lý do thường gặp gây nên hiện tượng này mà...

10 Apr 2012 Hits:1966

10 tuyệt chiêu giữ mắt luôn khoẻ khi dùng máy tính

10 tuyệt chiêu giữ mắt luôn khoẻ khi dùng máy tính

Nếu bạn thường xuyên phải giải quyết công việc bên cạnh màn hình máy tính, 10 bí quyết sau có thể giúp bạn giữ mắt luôn khoẻ. Hội chứng thị lực...

06 Apr 2012 Hits:2051

Giá như em hiểu sự thống khổ vì không kiếm được tiền

Giá như em hiểu sự thống khổ vì không kiếm được tiền

Chiều nay đi café với chú Đức và vợ chồng anh Hoàn, anh chỉ còn duy nhất 100 nghìn đồng trong túi. Em vừa trả tiền vừa nói rất to...

20 Mar 2012 Hits:2114

Bí quyết thăng tiến nhanh cho nhân viên trẻ

Bí quyết thăng tiến nhanh cho nhân viên trẻ

Hầu hết những người mới đi làm ít nghĩ tới việc sớm trở thành lãnh đạo trong công ty vì cho rằng mình thiếu kinh nghiệm, kỹ năng... cùng với tâm lý rụt...

13 Mar 2012 Hits:2175

Nhận biết túi nilon và đồ nhựa có độc

Nhận biết túi nilon và đồ nhựa có độc

Nhìn chung các loại nhựa PP, PE, PS là những loại nhựa không có tính độc. PE và PP thường được dùng để sản xuất các đồ đựng thực phẩm...

04 Mar 2012 Hits:2680

Mẹo vặt sửa chữa nhà

Mẹo vặt sửa chữa nhà

Sự khéo léo của chính chủ nhà. Những hỏng hóc nhỏ hàng ngày trong ngôi nhà hoàn toàn có thể giải quyết một cách triệt để mà không cần phải gọi...

03 Mar 2012 Hits:2058

Những lưu ý khi sử dụng ống luồn dây điện

Những lưu ý khi sử dụng ống luồn dây điện

Trên thị trường hiện nay có các loại ống luồn phổ biến như sau: ống luồn tròn, ống luồn dẹt, ống luồn đàn hồi (ruột gà). Tùy theo cách lắp...

02 Mar 2012 Hits:3536

Mẹo sửa chữa hỏng hóc thường gặp ở tủ lạnh

Mẹo sửa chữa hỏng hóc thường gặp ở tủ lạnh

Bạn hoàn toàn có thể tự xử lý những trục trặc đơn giản của tủ lạnh mà không cần phải nhờ đến sự trợ giúp của các nhân viên bảo...

02 Mar 2012 Hits:3892

Bí quyết giúp bạn tự tin hơn trong công việc

Bí quyết giúp bạn tự tin hơn trong công việc

Niềm tin là rất quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất. Để giúp bạn tự tin hơn trong công việc, Kay Vittee - GĐĐH của Quest Staffing Solutions...

02 Mar 2012 Hits:1968

Nghệ thuật lắp điện trong nhà

Nghệ thuật lắp điện trong nhà

Các hệ thống điện thường do kỹ sư điện có chuyên môn thiết kế, nhưng là chủ nhà, bạn cũng nên tìm hiểu các vị trí lắp đặt thiết bị...

02 Mar 2012 Hits:2654